Site Manager helpottaa dokumenttien hallintaa ja tuntikirjanpitoa

 

Stora Enson tehtailla arki on helpottunut, kun papereista on päästy eroon ja tärkeät tiedot on saatu koottua yhden järjestelmän alle.

 

Uimaharjussa sijaitseva Enocell-sellutehdas työllistää noin 170 omaa työntekijää ja vuositasolla noin 200 eri alihankintayritystä. Tilaajavastuulain alaiset dokumentit ja niiden hallinta käynnistivät prosessin, jossa tehtaan dokumenttienhallinta ja urakoitsijoiden tuntikirjaus siirrettiin Site Manageriin.

– Uudelle järjestelmälle suurin tarve ilmeni lakisääteisistä velvoitteista. Tilaajavastuulain alaisten dokumenttien lisäksi hallitsemme pätevyys- ja koulutustietoja niin omista kuin ulkopuolisistakin henkilöistä, kertoo tehtaan ostopäällikkö Erno Pyykönen. – Ennen aliurakoitsijat täyttivät paperisia tuntilappuja. Jokainen toimitti vähintään yhden lapun joka päivä, ja urakoitsijoita esimerkiksi Eforan – Stora Enson kunnossapitoyhtiön – puolella työskennellessäni oli 100. Se on aikamoinen nippu paperia, nykyisin niin ikään Enocell-tehtaan puolella puuosaston käyttöinsinöörinä työskentelevä Timo Ihanus kertoo.

 

Järjestelmän yksinkertaisuus on ensisijaisen tärkeää

 

Koska Stora Ensolla on paljon käyttäjiä, on järjestelmän yksinkertaisuus tärkeää. Uuden käyttäjän tulee omaksua järjestelmän toimintalogiikka omatoimisesti, jolloin myös hyvin luotu ohjeistus on merkittävässä osassa. Tässä Takamäki Yhtiöt on Stora Enson mukaan onnistunut.

Site Managerin käyttöliittymä on selkeä ja helppokäyttöinen. Internet-selaimella avataan sivusto ja kirjaudutaan omilla tunnuksilla järjestelmään, jonka jälkeen etusivulta löytyvien kuvakkeiden kautta pääsee helposti oikeaan paikkaan, Ihanus valottaa.

– Myös kehitysideamme ja –tarpeemme on otettu Takamäki Yhtiöillä hyvin huomioon. Ohjelmaan on tehty pyynnöstämme pieniä muutoksia esimerkiksi valikkorakenteeseen, Pyykönen jatkaa.

 

Päivittäinen työ on helpottunut

 

Uuden järjestelmän käyttöönotto on tuonut kaivattua helppoutta Stora Enson arkeen. Dokumenttienhallinta on keskitetty järjestelmään, minkä johdosta verkkolevyillä säilytettävistä Excel-tiedostoista on päästy eroon. Myös ensimmäisiä integraatioita on jo tehty.

– Olemme integroineet porttijärjestelmän Site Managerin kanssa. Kulkulupia hallitaan Site Manageriin syötettyjen henkilötietojen kautta, ja portti avautuu näiden perusteella. Uusiakin kehityshankkeita integraatioihin liittyen on jo käynnissä, Pyykönen toteaa.

– Totta kai uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii vähän totuttelua, mutta alkukankeuksien jälkeen Site Manager on helpottanut työtäni. Takamäki on tehnyt hyvää kehitystyötä, Ihanus jatkaa.

– Olemme saaneet Takamäki Yhtiöiltä järjestelmän, jolla pystymme kätevästi, yksinkertaisesti ja ennen kaikkea sähköisesti hallinnoimaan dokumentteja. Tämä on helpottanut päivittäistä työtämme ympäri organisaation, Pyykönen päättää.

 

WhatsApp