Site Manager helpottaa dokumenttien hallintaa ja tuntikirjanpitoa

Stora Enson tehtailla arki on
helpottunut, kun papereista on päästy eroon ja tärkeät tiedot on saatu
koottua yhden järjestelmän alle.

Uimaharjussa sijaitseva Enocell-sellutehdas työllistää noin 170 omaa työntekijää ja
vuositasolla noin 200 eri alihankintayritystä. Tilaajavastuulain alaiset dokumentit ja niiden
hallinta käynnistivät prosessin, jossa tehtaan dokumenttienhallinta ja urakoitsijoiden
tuntikirjaus siirrettiin Site Manageriin.

– Uudelle järjestelmälle suurin tarve ilmeni lakisääteisistä velvoitteista. Tilaajavastuulain
alaisten dokumenttien lisäksi hallitsemme pätevyys- ja koulutustietoja niin omista kuin
ulkopuolisistakin henkilöistä, kertoo tehtaan ostopäällikkö Erno Pyykönen.

– Ennen aliurakoitsijat täyttivät paperisia tuntilappuja. Jokainen toimitti vähintään yhden
lapun joka päivä, ja urakoitsijoita esimerkiksi Eforan – Stora Enson kunnossapitoyhtiön –
puolella työskennellessäni oli 100. Se on aikamoinen nippu paperia, nykyisin niin ikään
Enocell-tehtaan puolella puuosaston käyttöinsinöörinä työskentelevä Timo Ihanus kertoo.

Järjestelmän yksinkertaisuus on ensisijaisen tärkeää

Koska Stora Ensolla on paljon käyttäjiä, on järjestelmän yksinkertaisuus tärkeää. Uuden
käyttäjän tulee omaksua järjestelmän toimintalogiikka omatoimisesti, jolloin myös hyvin
luotu ohjeistus on merkittävässä osassa. Tässä Takamäki Yhtiöt on Stora Enson mukaan
onnistunut.

– Site Managerin käyttöliittymä on selkeä ja helppokäyttöinen. Internet-selaimella avataan
sivusto ja kirjaudutaan omilla tunnuksilla järjestelmään, jonka jälkeen etusivulta löytyvien
kuvakkeiden kautta pääsee helposti oikeaan paikkaan, Ihanus valottaa.

– Myös kehitysideamme ja –tarpeemme on otettu Takamäki Yhtiöillä hyvin huomioon.
Ohjelmaan on tehty pyynnöstämme pieniä muutoksia esimerkiksi valikkorakenteeseen,
Pyykönen jatkaa.

Päivittäinen työ on helpottunut

Uuden järjestelmän käyttöönotto on tuonut kaivattua helppoutta Stora Enson arkeen.
Dokumenttienhallinta on keskitetty järjestelmään, minkä johdosta verkkolevyillä
säilytettävistä Excel-tiedostoista on päästy eroon. Myös ensimmäisiä integraatioita on jo
tehty.

– Olemme integroineet porttijärjestelmän Site Managerin kanssa. Kulkulupia hallitaan Site
Manageriin syötettyjen henkilötietojen kautta, ja portti avautuu näiden perusteella.
Uusiakin kehityshankkeita integraatioihin liittyen on jo käynnissä, Pyykönen toteaa.

– Totta kai uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii vähän totuttelua, mutta alkukankeuksien
jälkeen Site Manager on helpottanut työtäni. Takamäki on tehnyt hyvää kehitystyötä,
Ihanus jatkaa.

– Olemme saaneet Takamäki Yhtiöiltä järjestelmän, jolla pystymme kätevästi,
yksinkertaisesti ja ennen kaikkea sähköisesti hallinnoimaan dokumentteja. Tämä on
helpottanut päivittäistä työtämme ympäri organisaation, Pyykönen päättää.

 

WhatsApp